Si hace tiempo que necesitas escribir un email importante sea para el ámbito que sea y sientes que debes mejorar tu técnica no te preocupes, estás en el sitio correcto. En Profe de Letras tenemos los mejores artículos entorno a todos los aspectos de la lengua castellana. Entre otros, este, donde te ayudaremos a escribir un email profesional de la forma más sencilla
Y es que seguramente, estarás acostumbrado a escribir emails a amigos, profesores, familiares, o en ciertos ambientes donde existe algún tipo de familiaridad. Por eso, aquí te daremos algunas pautas básicas que te ayudarán a escribir un email profesional de la mejor manera posible.
Y es que en este siglo veintiuno, el email se ha convertido en el primer medio de comunicación dentro del mundo laboral y empresarial. ya que entre otras cosas, no utilizamos papel. Por eso es tan importante aprender a escribirlo y usarlo correctamente.
De esta forma, aquí te mostraremos las diferencias entre lo formal y lo informal, para que aprendas a escribir cada uno dependiendo del contexto. De esta forma, tus palabras siempre sonarán de la forma correcta. Y como primer consejo te diremos que si estás ante la duda de cuál es mejor enviar, seguramente la respuesta correcta sea el formal.
Dicho eso, comenzaremos con el tutorial acerca de escribir un correo electrónico de la mejor manera. Por ello, empezaremos por el principio respondiendo a la pregunta:
¿Qué se entiende por Email Formal?
Un email es una carta que enviamos de forma virtual a otra persona. Surgen gracias al nacimiento internet y es por eso que recibe el nombre de correo electrónico, pues no utiliza papel y viaja a través de la red.
Si este mensaje se lo enviamos a alguien cercano y con un lenguaje descuidado se llamará informal. Pero si por el contrario, va dirigido a alguien de nuestra empresa,, sea empleado nuestro o jefe, así como a alguien con quien queramos hacer negocios o similar, utilizaremos un método más formal.
Diferencias entre Email Formal vs Email Casual
Como acabamos de decir, los correos casuales suelen estar dirigidos a alguien de nuestro entorno. Y por el contrario, el formal lo utilizaremos para personas que no conocemos o queremos contactar o contestar por algún motivo profesional. Por ello, la diferencia entre ambos a grandes rasgos estará en el uso del lenguaje.
Por esa razón,, la estructura del email casual es libre, todo lo contrario que el email profesional, cuya forma estará más definida. Por ello, evitaremos abreviaturas, abreviaciones, emoticonos, gentilicios y demás y cuidaremos detalles como el saludo, el cuerpo, la gramática o incluso la firma.
Un ejemplo de lenguaje formal en un email podría ser:
A todos los asistentes. Tenemos una reunión programada para el día 7 de Junio a las 13:30 a.m. Por la importancia de la cita, todos los trabajadores deberán asistir sin falta a dicha cita. Además, será necesario que todos ellos lleven los avances del proyecto para valorar el punto real en el que nos situamos.
Ahora, compáralo con este otro mail que trata de lo mismo pero tiene un carácter informal:
Reunión aplazada: Tras las últimas noticias se postpone al día 7 de Junio a las 13:30 am. Traed los avances de vuestros proyectos. Nos vemos allí 😉
Como puedes ver, ambos emails tienen la misma información, pero las palabras utilizadas hacen que todo parezca diferente.
Escribiendo un Email Formal
Para escribir un email formal, es importante también conocer sus partes para comprenderlas y rellenarlas correctamente.
Asunto
Definir bien el asunto de vital importancia pues es lo que lo primero que el receptor verá. Si no lo hacemos bien, le ponemos información errónea, incompleta, o poco atractiva, puede que por desgracia acabemos siendo descartados y por tanto, no leídos.
Deberás detallar bien el contenido del mensaje pero de una forma sencilla y atractiva.
Un ejemplo de asunto formal podría ser:
Reunión Obligatoria de Trabajadores de CIX-PG: 7 de Junio a las 13:30 a.m.
Sin embargo, un asunto informal podría ser simplemente:
Próxima Reunión.
Como puedes ver, el primer ejemplo define perfectamente lo que dentro del mail encontrarás detallado. Sin embargo, la segunda opción es mucho más dejada y descuidada, por lo que no nos serviría para un contexto formal.
Saludo
El saludo es la parte que inicia el correo y está completamente enfocado a aquellas personas que se envían el correo. Aquí os dejamos con algunos ejemplos de saludos formales e informales:
Por ejemplo, si estás enviando el correo a un grupo de personas, tendrás que hacer un saludo genérico que englobe a todas. Aquí hay un ejemplo:
Estimados Trabajadores,
Si por el contrario, nuestra intención es dirigirnos a una única persona, iniciaremos con su nombre.
Estimado Señor Martínez,
Lo mejor es siempre intentar conseguir cuál es el nombre de aquella persona a quien te vayas a dirigir. Pero, si por desgracia no consiguieras hacerte con él, puedes recurrir a dirigirte a una persona utilizando su título o posición.
Por ejemplo:
Estimado Secretario de Recursos Humanos.
Sin embargo, incluso es posible que no conozcamos ni siquiera el título, por lo que podemos utilizar saludos genéricos como:
A quien corresponda,
Como puedes ver, son diferentes las maneras que tenemos para comenzar un email. Por ello, tenemos que ser muy observadores y utilizar bien las palabras según el contexto que corresponda.
Introducción
Lo primero que tendremos que hacer para iniciar un email formal es hacer una breve introducción acerca de nosotros y la razón por la que estamos escribiendo el correo.
Como puedes ver, la diferencia con el informal es que en este último sí que conocemos al receptor. Por ello, no hará falta que nos presentemos. Simplemente le diremos para qué le estamos contactando
Un ejemplo de introducción formal podría ser:
Estimado Director del Centro Augusto.
Me llamo Juan Ramírez y soy catedrático de Matemáticas de la Universidad XYZ. Le escribo ya que estoy en proceso de iniciar una conferencia para estudiantes de Bachiller por lo que me pongo en contacto con usted para…
Cuerpo
En esta parte del mensaje llamada cuerpo detallaremos más el propósito que nos ha llevado a redactarlo.
Por tanto, aquí escribiremos todos los detalles de forma clara y concisa, pues dejaremos lo de explayarnos para una posible respuesta. Como dice el refrán, lo bueno si breve es dos veces bueno, por lo que no nos alargaremos en demasía. Intentaremos ser eficientes y tener una buena capacidad de síntesis. A toda vez que también intentaremos hacerlo medianamente atractivo para que la otra persona se interese por nosotros.
Cierre
Y para terminar aunque no menos importante, está el hecho de terminar el mensaje. El cierre.
Es tan importante ya que es la última impresión con la que se va a quedar nuestro destinatario. Aquí, tendremos que terminar diciendo quiénes somos, poniendo nuestro nombre, teléfono y contacto, terminando previamente con una despedida.
Por el contrario, en un mail informal puede ser completamente casual o incluso no poniendo nada.
La forma más habitual de comenzar el cierre de nuestro email podría ser utilizando la palabra “Atentamente”.
Un ejemplo de cierre de correo formal podría ser:
Atentamente,
Jose Luis Perales,
Profesor de Música, Universidad XYZ
[Aquí iría el número de teléfono]
[Aquí el email]
[Aquí iría la página web si se tuviera]
Y aquí daríamos por terminado un email profesional. Desde Profe de Letras os deseamos la mejor de las fortunas en tu tarea de escribirlo y los mejores resultados para el mismo.
